Organisieren Sie Ihre Unternehmensnachfolge in 3 Schritten

Für die meisten Unternehmer ist die Übergabe des eigenen Unternehmens nicht nur eine gewaltige organisatorische Aufgabe, sondern auch ein sehr emotionaler Einschnitt. Wenn Sie sich mit der Frage befassen, wie Sie die Nachfolge oder die Übergabe Ihres eigenen Betriebes organisieren, müssen Sie an eine Vielzahl von Sachverhalten denken, mit denen Sie sich bislang eher selten beschäftigt haben. Sie sollten deshalb eine längere Bearbeitungszeit einplanen, als Faustregel gilt: Für eine erfolgreiche Unternehmensübergabe, die alle Aspekte einbezieht und das operative Geschäft nicht beeinträchtigt, sollten Sie 2-3 Jahre einplanen. Nachfolgender Praxisbeitrag zeigt, wie Sie vorgehen sollten und worauf Sie achten müssen.

Schritt 1:
Klarheit verschaffen und Zeithorizont bestimmen

Bevor Sie das Thema angehen, sollten Sie sich überlegen, welche Vorbereitungen Sie für eine systematische und geregelte Übergabe treffen müssen. Folgende Punkte sind dabei wichtig:

  • Überlegen Sie sich, wann Sie die Nachfolge oder Übergabe umsetzen wollen. Gehen Sie vom Jahresende aus, z. B. Ende 2025. Von da an rechnen Sie mindestens 2-3 Jahre zurück und beginnen mit den ersten Arbeiten, in diesem Fall also Anfang 2022.
  • Erstellen Sie sich einen groben Zeitplan mit Meilensteinen, den Sie mit der Zeit vervollständigen.
  • Treffen Sie die grundsätzliche Entscheidung, ob Sie einen internen (Familienmitglieder, Mitarbeiter) oder externen Nachfolger suchen wollen früh genug. Überlegen Sie auch, wann Sie die Entscheidung mit welchen Betroffenen (Familie, Mitarbeiter, Geschäftspartner) besprechen wollen. Sie sollten nicht zu lange warten, aber schon in der Lage sein, einen groben „Fahrplan“ zu präsentieren und grundlegende Fragen zu beantworten, z. B. wann Sie ausscheiden oder wie es weitergehen soll.
  • Klären Sie, ob und in welchem Umfang Familienmitglieder Ansprüche erheben können, z. B. Auszahlung von Pflichtanteilen. Denken Sie daran, dass unter Umständen erhebliche Emotionen im Spiel sein können. Überlegen Sie auch, ob Sie einen externen Moderator hinzuziehen wollen.
  • Entscheiden Sie sich, ob Sie die Firma verkaufen, verpachten oder vererben wollen.
  • Überlegen Sie sich, was Sie selbst nach dem Ausscheiden aus der Firma tun wollen, um nicht in ein Loch zu fallen.
  • Prüfen Sie, wer Sie in steuerlichen und rechtlichen Dingen beraten und unterstützen kann. Vor allem auf diesen beiden Gebieten gibt es – abhängig von Größe und Tätigkeitsfeld Ihres Unternehmens, aber auch von Ihren individuellen Absichten – zahlreiche Aspekte, die beachtet werden müssen und die hier nicht besprochen werden können.

Schritt 2:
Eigentliche Arbeitsinhalte und Arbeitsschritte festhalten

Halten Sie fest, welche Arbeiten Sie zu welchem Zeitpunkt mindestens durchführen müssen. Dazu können gehören:

  • Firma auf Stärken und Schwächen überprüfen (Due-Dilligence), um Verkaufsargumente zu finden und Schwachstellen noch beseitigen zu können.
  • Kostenrahmen überschlagen, z. B. für Gutachten, Bewertungen, Moderationen, Beratung, Notar, Unternehmenswertermittlung. Selbst bei kleinen Unternehmen kommen hier schnell 20.000 und mehr zusammen.
  • Steuerberater und Anwalt einbeziehen (spätestens zu Beginn der Umsetzung!)
  • Prüfen Sie, welche Dokumente (Verträge, Vollmachten, Berechtigungen etc.) geändert oder angepaßt werden müssen.
  • Ermitteln Sie den Unternehmenswert.
  • Kriterien für Nachfolgerauswahl bestimmen, z. B. berufliche und persönliche Fähigkeiten, Führungserfahrung, Zeugnisse, Referenzen, Sympathie.
  • Nachfolger suchen und auswählen.
  • Bei Familienmitgliedern: Welche potentiellen Streitpunkte gibt es? Wie lassen sich diese lösen? Wer muß eventuell ausgezahlt werden? Woher kommen die notwendigen Mittel?
  • Konzept zur Einarbeitung des Nachfolgers entwickeln, z. B. parallele Einarbeitung (Handlungsrahmen klären), Übergabe zum Stichtag, Übergabe mit anschließendem Beratervertrag für Sie etc.
  • Ausscheiden aus dem Betrieb vorbereiten
  • Unternehmen verkaufen/vererben
  • Aktivitäten als Meilensteine in den Zeitplan aufnehmen
  • Wer kann vor allem in der Startphase kostengünstig unterstützen (z. B. IHK)?

Schritt 3:
Umsetzungsphase gestalten

Sind alle Fragen geklärt, beginnen Sie mit der Umsetzung. Dabei können folgende Punkte wichtig sein:

  • Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Stärken und Schwächen der Firma durch, z.B. eine Due-Dilligence-Prüfung. Dabei werden u. a. Finanzen, Mitarbeiter, Führung, Märkte, Produkte, Wettbewerb, Innovationen, wirtschaftliche Lage oder Prozesse geprüft. Dies können Sie z.B. mit Ihren Mitarbeitern vornehmen. Stellen Sie zu jedem Teilgebiet Fragen zur Qualität, z. B. bei Finanzen zum Jahresabschluß, zur Planung oder zum Investitionsbedarf. Die Prüfung kann mehrere Monate dauern. Erstellen Sie ein Dokument mit den wichtigsten Ergebnissen. Entwickeln Sie Maßnahmen, um erkannte Schwächen vor den Verhandlungen oder der Übergabe zu beseitigen.
  • Bestimmen Sie den Unternehmenswert. Es gibt verschiedene Verfahren, etwa Discounted-Cashflow-, Substanzwert- oder Ertragswert-Methode. Letztere ist in der Praxis weit verbreitet. Mit der Ertragswert-Methode ermitteln Sie den Unternehmenswert, indem Sie die Betriebsergebnisse für die kommenden 5-10 Jahre planen. Diese Werte zinsen Sie einem grundsätzlich frei zu wählenden Kalkulationszinsfuß ab, und Sie erhalten einen Richtwert als Basis für Ihre Verkaufspreisverhandlungen.
  • Beginnen Sie parallel zu diesen Arbeiten mit der Nachfolgersuche. Externe Kandidaten finden Sie auch über öffentliche Stellen. Zur Kandidatenauswahl sollten Sie ein Anforderungsprofil erstellen, das der potentielle Inhaber möglichst gut ausfüllen sollte.
  • Führen Sie mit jedem Kandidaten mindestens jeweils 3 Gespräche, um ihn und seine Vorstellungen genau kennenzulernen. Die wichtigsten Fragen dabei sind: Paßt er zu Ihrer Firma? Hat er das Zeug dazu, die Firma weiter zu entwickeln? Wird er sich mit Beschäftigten und Geschäftspartnern verstehen? Können Sie sich über den Kaufpreis einigen? Auch die Auswahl des Nachfolgers kann einige Monate dauern.
  • Steht der Nachfolger fest, müssen Sie gemeinsam entscheiden, wie Sie die Einführung gestalten und Mitarbeiter und Geschäftspartner informieren möchten.
  • Wichtig: Geben Sie zusammen ein Bekenntnis zum Bestehen der Firma ab, um die Mitarbeiter zu beruhigen und gegenüber den Geschäftspartnern ein klares Signal zu senden.
  • Entwickeln Sie gemeinsam ein detailliertes Konzept, wie die Unternehmensübergabe gestaltet wird: Wer soll bis bzw. ab wann welche Aufgaben übernehmen? Wie werden Unterschriftenbefugnis und Vollmachten geregelt? Wie können Sie den Nachfolger in der ersten Phase unterstützen, ohne sich operativ zu sehr einzumischen? Bis wann wollen Sie sich endgültig aus der Firma zurückziehen? Wie wollen Sie bei Differenzen eine Lösung finden, z. B. durch einen Moderator?