Fallbeispiel Controlling im Mittelstand: – Erfolgsrelevante Kennzahlen im Blick behalten
Axel Deilmann
Unternehmensberater
Mithilfe eines rollierenden Controllings können kleine und mittelständische Betriebe Fehlentwicklungen schon in der Entstehungsphase identifizieren und bei Bedarf frühzeitig gegensteuern, bevor existenzbedrohende Krisen entstehen. Wie wertvoll dieses betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrument sein kann, zeigt das Beispiel einer Reiseverkehrskauffrau, die Unternehmensberater Axel Deilmann 2014 mit der Implementierung und der monatlichen Pflege eines Controllings für ihr Reisebüro beauftragte. Durch diese Maßnahme konnte sie die finanztechnischen Erfolgsfaktoren ihres Unternehmens kontinuierlich im Blick behalten. So ist es gelungen, eine professionelle Basis für ein kontrolliertes Steuern während der Coronakrise zu legen.
Wie es einer Unternehmerin mithilfe eines rollierenden Controllings gelang, ihr Reisebüro finanziell solide aufzustellen und eine unverschuldete Krise zu bewältigen
Dass sie sich in einer existenzbedrohenden Situation befinden, wird Inhabern kriselnder Unternehmen oftmals erst bewusst, wenn auf ihren Kontoauszügen rote Zahlen auftauchen. Fehlentwicklungen sind zu diesem Zeitpunkt meist schon so weit fortgeschritten, dass sie nur schwerlich aufgehalten werden können. Um das Eintreten derartiger Szenarien zu verhindern, setzen immer mehr kleine und mittelständische Betriebe auf ein rollierendes Controlling. Dieses betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrument stellt aktuelle Ist-Werte des Unternehmens zuvor definierten Plan-Werten gegenüber. Dabei festgestellte Abweichungen geben dem Unternehmer die Möglichkeit, selbst kleinste Erfolgschancen und ‑risiken zu identifizieren und bei Bedarf zu reagieren.
Dass sich ein Controlling auszahlt, belegt das Beispiel einer Mandantin, die 2014 ein Reisebüro gründete. Nachdem Axel Deilmann die Reiseverkehrskauffrau bei der Existenzgründung unterstützt hatte, wurde er von ihr mit der Erstellung eines rollierenden Controllings beauftragt. Die dafür benötigten Soll-Werte konnte er der Finanzplanung entnehmen, die er zuvor gemeinsam mit der Mandantin im Rahmen einer Vorgründungsberatung erstellt hatte.
Ist- und Soll-Werte regelmäßig vergleichen
Um die Ist-Werte identifizieren zu können, analysiert der Unternehmensberater Kontoauszüge und die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die einmal im Monat vom Steuerberater seiner Mandantin angefertigt werden. Mithilfe einer professionellen Planungs- und Controlling-Software erstellt er dann eine vorausschauende Gewinn- und Verlustrechnung, eine Liquiditätsplanung und eine Planbilanz. Die Ergebnisse präsentiert Axel Deilmann regelmäßig im Rahmen eines persönlichen Gespräches. Zudem erhält die Mandantin die Auswertungen in Form von digitalen Tabellen und Grafiken.
Dadurch ist die Unternehmerin jederzeit über alle wichtigen Kennzahlen informiert. Sobald Fehlentwicklungen sichtbar werden, kann sie sofort reagieren und Gegenmaßnahmen einleiten. Darüber hinaus berechnet die Controlling-Software, ob geplante Investitionen zu einem bestimmten Zeitpunkt leistbar sind, und fungiert somit als wichtige Entscheidungshilfe.
Wichtiges Steuerungsinstrument in Krisenzeiten
Das betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrument half der Reiseverkehrskauffrau außerdem bei der Bewältigung einer unverschuldeten Krise: Aufgrund der coronabedingten Reisebeschränkungen brachen die Einnahmen des Reisebüros im Frühjahr 2020 drastisch ein. Da durch das Controlling alle wichtigen Kennzahlen vorlagen, konnte die Unternehmerin jedoch sofort handeln. Die Auswertungen zeigten, an welchen Stellschrauben sie drehen musste, um Kosten zu reduzieren. Zudem konnte sie frühzeitig Finanzmittel beantragen. So ist es ihr letztlich gelungen, die Krise zu überwinden und in die Erfolgsspur zurückzukehren.
